De la hoja de cálculo al sistema: qué necesita realmente una IPS
Excel funciona hasta que deja de funcionar. Estas son las señales de que tu farmacia ya superó la hoja de cálculo, y qué…
Software para farmacia hospitalaria
Trazabilidad completa del medicamento, de la compra a la entrega
FarmaTraz controla lotes, fechas de vencimiento y registro INVIMA en cada movimiento de tu farmacia, y deja lista la evidencia que exigen las auditorías sanitarias.
El problema
Lo que pasa cuando el inventario vive en una hoja de cálculo
Sin trazabilidad por lote, cada auditoría se convierte en una reconstrucción manual.
Medicamentos que vencen en el estante, entregas que no cuadran con el inventario, pendientes que se olvidan y reportes que se arman a mano la noche anterior a la visita. No es un problema de disciplina: es un problema de herramientas.
- El inventario no cuadra y nadie sabe desde cuándo empezó la diferencia.
- El medicamento vence en el estante mientras se dispensa un lote más nuevo.
- Los pendientes viven en un cuaderno y alguno se olvida.
- El reporte de auditoría toma días de transcripción manual.
- Nadie puede decir qué lote recibió un paciente concreto.
El sistema
Ocho módulos, una sola operación
Desde la orden de compra al proveedor hasta el reporte RIPS del período.
Dashboard e indicadores
Panel centralizado con entregas del día, pendientes, programados y alertas de inventario por existencias y vencimientos.
Gestión de entregas
Registro de entregas al paciente con validación de stock, control de lote y comprobante automático, más el manejo completo de pend…
Gestión de compras
Ingreso de medicamentos con lote, vencimiento y registro INVIMA, órdenes de compra, compras rápidas por artículo y bajas de invent…
Gestión de finanzas
Control de obligaciones con proveedores, cierre diario de caja y balance de ingresos, egresos y utilidades por período.
Gestión de productos
Registro de medicamentos con código de barras y CUM, control de lote activable por producto, stock mínimo y carga masiva desde Exc…
Gestión de datos maestros
Información maestra del sistema: pacientes con EPS y programas de riesgo, proveedores, catálogo CIE-10, contratos por régimen y au…
Reportes y exportación RIPS
Reportes de entregas, pendientes, programados e inventario, con exportación a Excel, PDF y el formato RIPS que exige el sistema de…
Seguridad y usuarios
Perfiles con permisos granulares por módulo y acción, gestión de usuarios, configuración de la institución y herramientas de respa…
Cumplimiento
Resolución 1403 de 2007, cubierta por diseño
Control de existencias, control de inventarios y control de fechas de vencimiento.
Los ítems 3.6.3, 3.6.4 y 3.6.5 del numeral 3.6 no son una casilla que marcamos al final: son la estructura sobre la que está construido el modelo de datos del sistema.
Ver el detalle normativo3.6.3 · Control de existencias
Stock disponible por producto y por lote, actualizado en el mismo momento del movimiento.
3.6.4 · Control de inventarios
Histórico completo de entradas y salidas, con responsable, factura y lote asociado.
3.6.5 · Control de vencimientos
FIFO automático y alerta anticipada por semáforo antes de que el lote se pierda.
Beneficios
Lo que cambia en tu farmacia
Resultados visibles desde el primer mes de operación.
3.6
Resolución 1403
Cumplimiento normativo demostrable
Trazabilidad por lote, registro INVIMA y control de vencimientos conforme al numeral 3.6 de la Resolución 1403 de 2007.
FIFO
Rotación automática
Menos pérdidas por vencimiento
El sistema FIFO dispensa primero el lote que vence antes, y las alertas anticipan el vencimiento con meses de margen.
RIPS
Exportación directa
Reportes sin transcripción manual
La exportación RIPS y los reportes de auditoría se generan del dato ya registrado, no de una hoja aparte.
0
Entregas sin rastro
Ningún pendiente se pierde
Las entregas parciales quedan abiertas con el detalle exacto de lo faltante hasta completarse.
360°
Visión financiera
Control financiero de la farmacia
Balance de entregas contra compras, bajas y cuentas por pagar, con utilidades por período.
100%
Historial trazable
Seguimiento por paciente
Historial completo de lo dispensado a cada paciente, con diagnóstico, EPS y contrato.
Offline
Operación continua
Opera sin conexión estable
El modo offline permite seguir trabajando con caché y sincroniza al restablecerse la conexión.
∞
Usuarios en red
Licencia sin límite de usuarios
La licencia es por servidor: todo el personal de la institución puede usar el sistema en la misma red.
Demostración
Pruébalo antes de decidir
Entra al entorno de demostración con datos de prueba.
Registra entregas, procesa una compra con lotes, genera un reporte de inventario y exporta RIPS. Sin instalar nada y sin compromiso.
- Registra una entrega completa con búsqueda de paciente y control de lote.
- Procesa una compra con varios lotes, vencimientos y registro INVIMA.
- Genera un reporte de inventario con y sin precios.
- Exporta el archivo RIPS de un rango de fechas.
- Revisa las alertas de existencias y vencimientos del dashboard.
Preguntas frecuentes
Las dudas que aparecen primero
El sistema fue construido alrededor del numeral 3.6 del capítulo 3 de la resolución. Cubre el ítem 3.6.3 de control de existencias, el 3.6.4 de control de inventarios y el 3.6.5 de control de fechas de vencimiento, con trazabilidad por lote y registro INVIMA en cada movimiento del medicamento.
Sí. El módulo de reportes exporta el archivo RIPS en el formato requerido, tomando los datos del paciente, los productos entregados, los diagnósticos y las observaciones directamente de las entregas registradas. No hay transcripción manual de por medio.
Cada entrega, compra y baja queda registrada con fecha, usuario responsable, producto, lote y cantidad. Los reportes de auditoría de entregas y de inventario con detalle de lotes se generan en Excel o PDF, y existe una versión del inventario sin precios pensada específicamente para entregar en inspecciones.
Sí. Al ingresar una compra, cada lote se registra con su número, su registro INVIMA y su fecha de vencimiento. Esa información acompaña al medicamento hasta la entrega al paciente.
Depende del tamaño de la institución y del estado de la información actual. Una sede con el catálogo de productos ya organizado puede quedar operativa en pocas semanas. El proceso incluye configuración inicial, parametrización, carga del catálogo y capacitación del personal.
Recursos
Guías sobre gestión farmacéutica
Contenido práctico sobre normativa, inventario y trazabilidad para equipos de farmacia hospitalaria.
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