Cumplimiento normativo
Diseñado alrededor de la Resolución 1403 de 2007 y los reportes que exige el sistema de salud colombiano.
La Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social define el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico. Dentro de su capítulo 3, el numeral 3.6 concentra las obligaciones de control que con más frecuencia se revisan en las visitas de inspección, vigilancia y control.
3.6.3 · Control de existencias
Exige conocer, en cualquier momento, qué medicamento hay disponible y en qué cantidad. El registro del sistema y el conteo físico deben coincidir, y toda diferencia debe tener una explicación documentada.
Cómo lo cubre FarmaTraz: el inventario se actualiza en el mismo momento en que ocurre el movimiento, no en una conciliación posterior. Cada entrega descuenta del lote correspondiente, cada compra suma con su lote propio y cada baja exige un motivo registrado. El módulo de control de inventario muestra las existencias por producto con el detalle de lotes activos.
3.6.4 · Control de inventarios
Requiere un método que permita reconstruir el histórico completo de movimientos: quién ingresó qué, cuándo, con qué factura y quién lo dispensó a qué paciente.
Cómo lo cubre FarmaTraz: toda transacción queda registrada con fecha, usuario responsable, producto, lote y cantidad. Las anulaciones exigen justificación y no borran el registro original. El reporte de auditoría de entregas reconstruye el histórico de cualquier período sin trabajo manual.
3.6.5 · Control de fechas de vencimiento
Obliga a tener identificadas las fechas de vencimiento de los productos en existencia y a establecer mecanismos que impidan la dispensación de medicamento vencido.
Cómo lo cubre FarmaTraz: el sistema aplica FIFO automáticamente proponiendo siempre el lote que vence primero, y el dashboard muestra una alerta con semáforo por rangos: vencido o a menos de seis meses, entre seis y once meses, y vigente. La alerta llega con margen suficiente para redistribuir, priorizar o gestionar la devolución.
Reporte RIPS
El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud es el formato con el que las instituciones reportan al sistema. Armarlo a mano a partir de registros dispersos es una de las tareas que más tiempo consume en las áreas administrativas.
Cómo lo cubre FarmaTraz: la exportación RIPS genera el archivo directamente de las entregas ya registradas, incluyendo datos del paciente, productos entregados, diagnósticos y observaciones. No hay transcripción intermedia y, por tanto, no hay riesgo de error de digitación.
Registro INVIMA y trazabilidad
Cada lote ingresa al inventario con su número de registro sanitario INVIMA. Ese dato acompaña al medicamento durante toda su vida dentro del sistema, de modo que ante una alerta sanitaria sobre un lote específico es posible identificar en minutos qué cantidad queda en existencia y qué pacientes lo recibieron.
Sobre la responsabilidad del cumplimiento
El software es una herramienta de soporte: registra, controla y evidencia. La responsabilidad del cumplimiento normativo recae siempre en la institución y en su director técnico del servicio farmacéutico. Lo que FarmaTraz aporta es que esa responsabilidad pueda ejercerse sobre información confiable y verificable en lugar de sobre reconstrucciones manuales.
Los tres controles, en una tabla
3.6.3
Control de existencias. Stock por producto y lote actualizado en el momento del movimiento, con conciliación permanente.
3.6.4
Control de inventarios. Histórico completo, trazable y atribuible de cada entrada y salida del inventario.
3.6.5
Fechas de vencimiento. FIFO automático más alerta anticipada por semáforo antes de que el lote se pierda.