De la hoja de cálculo al sistema: qué necesita realmente una IPS
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Qué exige la Resolución 1403 de 2007 al servicio farmacéutico
El numeral 3.6 define tres controles que toda IPS con farmacia debe poder demostrar: existencias, inventarios y fechas de vencimiento. Te explicamos qué significa cada uno en la práctica diaria.
La Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social establece el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico. Dentro del capítulo 3, el numeral 3.6 concentra las obligaciones que con más frecuencia aparecen en las visitas de inspección, vigilancia y control.
3.6.3 Control de existencias
Exige saber, en cualquier momento, qué hay disponible y en qué cantidad. En la práctica esto significa que el registro del sistema y el conteo físico del estante deben coincidir, y que cualquier diferencia debe tener una explicación documentada: una baja con motivo, una entrega registrada, una devolución.
El punto crítico no es tener el dato, sino que el dato se actualice en el mismo momento en que ocurre el movimiento. Un inventario que se concilia una vez al mes no cumple realmente con este control.
3.6.4 Control de inventarios
Va más allá de la existencia puntual: requiere un método de control que permita reconstruir el histórico de movimientos. Quién ingresó qué, cuándo, con qué factura, y quién lo dispensó a qué paciente.
Aquí es donde el control por lote deja de ser opcional. Si dos compras del mismo medicamento entraron con lotes distintos, el inventario debe poder decir cuál de los dos se entregó.
3.6.5 Control de fechas de vencimiento
Obliga a tener identificadas las fechas de vencimiento de los productos en existencia y a establecer mecanismos que eviten la dispensación de medicamento vencido.
La forma estándar de cumplirlo es el sistema FIFO: el primer lote en entrar es el primero en salir. Pero FIFO por sí solo no basta; se necesita además una alerta anticipada que permita gestionar el producto próximo a vencer antes de que se convierta en pérdida.
Cómo se traduce esto en el día a día
Los tres controles se sostienen sobre la misma base: que cada movimiento del medicamento quede registrado en el momento en que ocurre, con su lote, su fecha de vencimiento y su responsable. Cuando esa base existe, los reportes de auditoría son una consulta. Cuando no existe, son una reconstrucción manual de semanas.
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